Gang van zaken

Bij het maken van onderzoeks- en begeleidingsafspraken houden wij ons aan de schoolvakanties in de gemeente Leiden. Op onderstaande momenten is Quadraat gesloten en zijn wij alleen op afspraak open voor onderzoek, begeleiding en individuele huiswerkondersteuning.

Schooljaar 2023-2024:

• Start schooljaar
  21 augustus 2023

• Leidens Ontzet
  3 oktober 2023

• Herfstvakantie
  16 t/m 22 oktober 2023

• Kerstvakantie
  Vrijdag 22 december vanaf 12:00 uur
  t/m 7 januari 2024

• Voorjaarsvakantie
  19 t/m 25 februari 2024

• Paasweekend
  29 maart t/m 1 april 2024

• Meivakantie
  29 april t/m 12 mei 2024

• Hemelvaartweekend
  Valt dit jaar in meivakantie

• Tweede Pinksterdag
  20 mei 2024

• Zomervakantie
  Vrijdag 12 juli vanaf 12:00 uur
  t/m 25 augustus 2024

Schooljaar 2024-2025:

• Start schooljaar
  26 augustus

Na het eerste contact met Quadraat volgt in de meeste gevallen een kennismakingsgesprek met één van de medewerkers. Meestal, maar niet altijd, is dat degene die met uw kind zal gaan werken.

Tijdens de intake van 45-60 minuten bespreken wij graag met elkaar wat de hulpvraag is en vertellen wij wat we voor kinderen en jongeren kunnen betekenen. Dit kennismakingsgesprek is geheel vrijblijvend. Wij brengen hiervoor geen kosten in rekening.

Na het kennismakingsgesprek neemt u de beslissing of u uw kind definitief zult aanmelden voor een vorm van onderzoek of begeleiding.

Wij verzoeken u vriendelijk relevante voorinformatie vooraf te delen of mee te nemen naar het kennismakingsgesprek.

Wij respecteren de privacy van onze cliënten. Wij geven daarom nooit zonder toestemming van u en uw kind informatie aan anderen (scholen, andere begeleidende instanties, etc.).

Bij Quadraat hanteren we een vast uurtarief*. De kosten voor onderzoek en de verschillende begeleidingsvormen worden berekend aan de hand van dit uurtarief.

Jaarlijks indexeren wij in de maand mei onze tarieven. Hiervoor gebruiken wij de Consumenten Prijs Index (CPI) van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Bij aanvang van een nieuw schooljaar (per 1 augustus) worden de nieuwe tarieven gehanteerd.

* We hanteren verschillende tarieven voor particulieren en arrangementen voor organisaties (scholen en samenwerkingsverbanden).

U heeft uw zoon of dochter aangemeld bij een particuliere instelling. Dat betekent dat u de kosten in principe zelf moet betalen.

Het is in alle gevallen belangrijk om informatie in te winnen bij uw verzekeringsmaatschappij over vergoedingen, die mogelijk buiten de basisverzekering om voor u gelden. Wij raden u aan om bij uw verzekering te informeren of u de kosten kunt declareren en naar de manier waarop u dat kunt doen.

Onze medewerkers richten zich op de inhoud van diagnose en behandeling. Binnen Quadraat hebben we afgesproken dat vragen over financiële zaken (facturen, PGB en verzekeringskwesties) niet door hen worden beantwoord. Met eventuele vragen over dit onderwerp kunt u terecht bij onze operationeel directeur, Manon de Bakker.

Het onderzoeksverslag wordt binnen vijf werkweken* na de onderzoeksdatum per post naar u toegestuurd.

* Vakantieweken worden niet meegeteld.

Mocht de begeleider van uw kind verhinderd of ziek zijn, proberen wij vervanging te regelen. Als dit niet lukt, nemen wij contact met u op om de afspraak te wijzigen of af te zeggen.

Mocht uw kind verhinderd of ziek zijn, horen wij dit graag zo spoedig mogelijk. Wij hebben hiervoor de volgende mogelijkheden:

• u kunt dit vooraf doorgeven aan de begeleider;

• u kunt ons bellen op 071-5314637 (en een bericht achterlaten op de voicemail);

• u kunt ons een WhatsApp-bericht sturen.

Let op: bij particuliere klanten brengen wij 50% in rekening voor individuele begeleiding die niet, of binnen 24 uur, is afgezegd.

Aan de hand van voorinformatie, het kennismakingsgesprek en informatie uit aanvullende vragenlijsten stellen wij een persoonlijk Begeleidingsplan op.

Wij hechten veel waarde aan een duidelijke en transparante communicatie tussen begeleider, leerling, ouder(s), verzorger(s) en eventuele andere (externe) betrokkenen. Daarom maken we bij Quadraat gebruik van online clientvolgsysteem Cliendo®.

Na elk begeleidingsmoment deelt de begeleider in een dagrapportage waaraan die dag is gewerkt en welke afspraken er zijn gemaakt. Dagrapportages worden zoveel mogelijk in samenspraak met de leerling opgesteld en verzonden. Alle betrokkenen kunnen deze berichten lezen binnen de versleutelde Cliendo-omgeving, maar ook zelf een bijdrage leveren. Wij stellen het zeer op prijs als u een (pas)foto van uw kind uploadt in Cliendo.

Onderlinge communicatie en afstemming vinden wij belangrijk. Dit geldt onder andere voor contact met de school: hoe meer overeenstemming er is tussen alle betrokkenen, des te beter dat is voor het kind. Soms volstaat telefonisch of online overleg, maar andere keren is een gesprek bij Quadraat of op school nodig. In het tarief voor individuele begeleiding is één gesprek per half jaar met school en/of ouder(s)/verzorger(s) opgenomen. Als er meerdere malen overleg gewenst is, brengen wij daarvoor ons uurtarief in rekening.

Tijdens het werken krijgt uw kind iets te drinken aangeboden en een versnapering in de vorm van fruit, een koekje of een seizoensgebonden lekkernij. Als dit voor u een probleem is, vragen wij u dit met de begeleider te bespreken.

Het is bij Quadraat een komen en gaan van kinderen en jongeren. Wij proberen dit alles zo gestructureerd en rustig mogelijk te laten verlopen. Daarom vragen wij aan de kinderen om in de wachtruimte te wachten totdat ze door de begeleiders worden opgehaald.

Aan de hand van voorinformatie, het kennismakingsgesprek en informatie uit aanvullende vragenlijsten stellen wij een persoonlijk Begeleidingsplan op.

Wij hechten veel waarde aan een duidelijke en transparante communicatie tussen begeleider, leerling, ouder(s)/verzorger(s) en eventuele andere (externe) betrokkenen. Daarom maken we bij Quadraat gebruik van online clientvolgsysteem Cliendo®.

Na elk begeleidingsmoment deelt de begeleider in een dagrapportage waaraan die dag is gewerkt en welke afspraken er zijn gemaakt. Dagrapportages worden zoveel mogelijk in samenspraak met de leerling opgesteld en verzonden. Alle betrokkenen kunnen deze berichten lezen binnen de versleutelde Cliendo-omgeving, maar ook zelf een bijdrage leveren. Wij stellen het zeer op prijs als u een (pas)foto van uw kind uploadt in Cliendo.

Onderlinge communicatie en afstemming vinden wij belangrijk. In sommige gevallen geldt dit ook voor contact met de middelbare school: hoe meer overeenstemming er is tussen alle betrokkenen, des te beter dat is voor het kind. Soms volstaat telefonisch of online overleg, maar andere keren is een gesprek bij Quadraat of op school nodig. In het tarief voor individuele begeleiding (in een kleine groep) is één gesprek per half jaar met school en/of ouder(s)/verzorger(s) opgenomen. Als er meerdere malen overleg gewenst is, brengen wij daarvoor ons uurtarief in rekening.

Leerlingen kunnen worden aangemeld voor één of meerdere begeleidingsmomenten. De begeleiding in een kleine groep wordt gegeven op maandag t/m vrijdag tussen 15:00 en 18:00 uur.

Dag(en), begin- en eindtijd worden bij de start afgesproken en kunnen bij eventuele roosterwijzigingen in overleg worden aangepast.

Tijdens de begeleiding krijgen leerlingen iets te drinken aangeboden en een versnapering in de vorm van fruit, een koekje of een seizoensgebonden lekkernij.

Eventueel kunnen leerlingen tijdens de pauzes door henzelf meegebracht eten nuttigen. Het gaat in deze gevallen om brood, crackertjes of tussendoortje.

Warm eten, fastfood, salades, chips, snoep en gebak* is niet toegestaan en mag niet worden genuttigd binnen Quadraat. We willen geen ongelijkheid tussen leerlingen. De een heeft wel de (financiële) mogelijkheid om in te kopen, een ander niet. Daarnaast staan we bij Quadraat voor een (semi-)gezonde leeromgeving.

* Voor een verjaardag, slagen of andere bijzondere gelegenheid kan in overleg een uitzondering gemaakt worden.

Soms is het voor een kind door ziekte of een schoolse verplichting niet haalbaar om bij de begeleiding aanwezig te zijn.

Het inhalen van een gemist begeleidingsmoment kan bij Manon de Bakker (operationeel directeur) via Whatsapp of e-mail worden aangevraagd. Om onduidelijkheden te voorkomen staan hieronder enkele regels:

• Inhalen is alleen mogelijk indien wij voldoende bezetting hebben en de groepssamenstelling dit toelaat.

• Een inhaalmoment kan maximaal twee weken van tevoren aangevraagd worden.

• Bij ziekte van uw kind kan op de dag dat uw kind ziek is tot 12:00 uur een inhaalmoment aangevraagd worden.

• Een afspraak voor een inhaalmoment kan alleen vooraf gemaakt worden (niet achteraf).

• Een inhaalmoment is mogelijk in dezelfde week of in de twee daaropvolgende weken.

• De dagen dat wij gesloten zijn vanwege vakantie of een feestdag kunnen niet worden ingehaald.

Voor individuele begeleiding in een kleine groep wordt maandelijks een vast bedrag in rekening gebracht. De hoogte van het tarief is afhankelijk van het aantal dagen waarvoor uw kind is aangemeld. (Verminderde aanwezigheid heeft geen invloed op het te betalen bedrag).

Bij het vaststellen van de tarieven gaan wij uit van 10 maanden per schooljaar (september t/m juni). De bedragen zijn bepaald aan de hand van het aantal schoolweken per jaar, waarbij rekening is gehouden met schoolvakanties en feestdagen waarop Quadraat gesloten is (zie: jaarkalender hierboven).

Indien het schooljaar in augustus start, wordt aanwezigheid in deze maand achteraf in rekening gebracht.

• Bij basisschoolleerlingen brengen wij hiervoor €42,- per bijeenkomst in rekening.

• Bij middelbare scholieren rekenen wij €63,- per middag.

Ook in de maand juli wordt de begeleiding van basisschoolleerlingen achteraf per bijeenkomst in rekening gebracht. Voor middelbare scholieren vervalt deze maand de mogelijkheid om individuele begeleiding in een kleine groep te krijgen. Voor individuele begeleiding (60 minuten per keer) kunnen afspraken op maat gemaakt worden.

Quadraat streeft naar dienstverlening met een hoge kwaliteit. Mocht de opdrachtgever (ouder, verzorger of organisatie) ondanks onze inspanningen niet tevreden zijn, dan willen wij graag dat u dit aan ons laat weten. Wij nemen elke klacht serieus en hopen met u tot een passende oplossing te komen. Tegelijkertijd zien wij in een dergelijke melding de kans om onze werkzaamheden te optimaliseren.

🔗 Quadraat klachtenregeling